Notaflow : communication, paiements et planification pour les études notariales

Vos clients s’attendent à plus.

Comment votre étude concilie-t-il ces attentes élevées avec l'augmentation de la charge de travail ?

De l'ouverture du dossier à l'après-acte, Notaflow assiste vos collaborateurs : projets de messages pour les situations courantes, suivi des paiements et planification des signatures. Cela mène à :

une plus grande satisfaction des clients
moins de travail répétitif
moins de questions grâce à la communication proactive
moins d'allers-retours pour fixer les dates

Notaflow a été lancé en 2022 et est désormais utilisé par des dizaines d’études notariales.

Notaflow Pay

Suivi automatique des paiements

Notaflow surveille en temps réel les paiements entrants sur vos comptes d’étude, les relie à des dossiers et :

avertit le gestionnaire de dossier
permet de notifier le(s) client(s) en 1 clic
fournit un aperçu quotidien de tous les paiements

Notaflow Connect

Communication plus fluide via des questionnaires interactifs

Les gestionnaires de dossiers reçoivent en temps utile une proposition pour les communications courantes, telles que :

introduction lors de l’ouverture du dossier, avec des questionnaires interactifs pour recueillir toutes les informations pertinentes.
des explications et conseils adaptés au dossier
des rappels de rendez-vous
des communications nécessaires après l'acte

Notaflow Plan Nouveau

Une date de signature pour toutes les parties

Notaflow cherche les moments libres dans les agendas de votre étude et confie la concertation à Flavie, votre collègue IA :

dossiers, parties et titulaires en quelques clics
propositions issues de vos agendas Outlook
Flavie écrit aux confrères et aux clients, vous en copie
les options restent bloquées jusqu'à la date définitive

Comment fonctionne Notaflow Plan →

Trouver une date de signature prend trop de temps

Un seul acte, et pourtant toute une série d'agendas à faire coïncider.

Pour un achat avec acte de crédit, les clients, les confrères et les titulaires doivent se retrouver au même moment. Dans les dossiers liés — une habitation vendue et une autre achetée, chacune avec son propre confrère — cela s'accumule vite :

les agendas de vos titulaires sont chargés
vous ne pouvez pas contacter vous-même les clients d'un confrère
les parties ne sont pas toujours en bons termes, songez à un divorce

Résultat : de nombreux allers-retours, et souvent une date que l'étude doit imposer.

1. Sélectionnez

Grâce à l'intégration avec votre système de gestion de dossiers, vous désignez les dossiers, clients et confrères concernés, qui doit être présent à quel rendez-vous, et la période dans laquelle chercher.

2. Lancez la recherche

Notaflow cherche les créneaux dans les agendas Outlook des titulaires habilités à signer, en tenant compte de la date limite du dossier et des préférences déjà exprimées via le questionnaire de Notaflow Connect.

3. Flavie se concerte

Flavie contacte d'abord les confrères pour dégager des moments communs. Ensuite, chaque notaire interroge ses propres clients. Elle lit les réponses, relance ceux qui ne répondent pas et vous garde en copie.

4. Fixez la date

Dès qu'un moment convient à tout le monde, Notaflow vous prévient. Les votes de préférence montrent l'option la plus populaire. Vous choisissez, et les alternatives sont libérées dans l'agenda.

Flavie, votre collègue IA

Flavie reprend le travail de courriels qui occupe aujourd'hui vos collaborateurs — dans des limites claires :

elle ne contacte jamais les clients d'un confrère ; cela reste leur rôle
elle ne fixe jamais une date elle-même : c'est vous qui décidez
vous pouvez supprimer ou ajouter des moments proposés à la main

La mise en route ne prend que quelques minutes. Ensuite, Flavie fait circuler autant de propositions que nécessaire, jusqu'à trouver un moment qui convient vraiment à tous. Vos clients se sentent entendus.

Une date de signature qui convient à tous